Verfahren zur Bestandszählung
In einem Unternehmen, das keine genauen Bestandsaufzeichnungen hat, muss regelmäßig eine vollständige Zählung des Bestands durchgeführt werden (sogenannte physische Zählung). Dies erfolgt normalerweise am Ende eines Monats, Quartals oder Jahres, zeitgleich mit dem Ende eines Berichtszeitraums. Wie das folgende Verfahren zeigen wird, ist es sehr aufwändig, eine genaue Inventur durchzuführen, sodass Unternehmen die Anzahl der pro Jahr durchgeführten Zählungen tendenziell begrenzen. Die Schritte im Prozess sind wie folgt:
Bestellanzahl-Tags . Bestellen Sie eine ausreichende Anzahl von zweiteiligen Zähl-Tags für die Menge des Inventars, die voraussichtlich gezählt wird. Diese Tags sollten fortlaufend nummeriert sein, damit sie im Rahmen des Zählvorgangs einzeln verfolgt werden können.
Vorschau des Inventars . Überprüfen Sie das Inventar einige Tage vor der geplanten Inventur. Wenn fehlende Teilenummern vorhanden sind oder wenn sich die Artikel in einem schwer zu zählenden Zustand befinden (z. B. nicht verpackt oder verpackt), benachrichtigen Sie das Lagerpersonal, um die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen.
Inventar vorzählen . Durchsuchen Sie das Inventar einige Tage im Voraus und zählen Sie alle Artikel, die in versiegelten Behältern aufbewahrt werden können. Verschließen Sie sie in den Behältern und markieren Sie die Menge auf dem Siegelband. Dies erleichtert die Zählaufgabe während der eigentlichen Zählung erheblich. Wenn ein Siegel gebrochen ist, weiß ein Zählteam, dass der Inhalt eines Behälters neu gezählt werden muss.
Vollständige Dateneingabe . Wenn noch Dateneingabetransaktionen abgeschlossen werden müssen, tun Sie dies, bevor die Inventur beginnt. Dies umfasst Transaktionen für Ausgaben aus dem Lager, Rücksendungen an das Lager und Transfers zwischen Lagerplätzen innerhalb des Lagers.
Benachrichtigen Sie externe Speicherorte . Wenn das Unternehmen über externe Lagereinrichtungen oder Standorte von Drittanbietern verfügt, in denen sich das Inventar des Unternehmens bei der Lieferung befindet, teilen Sie diesen mit, dass das Inventar zum offiziellen Zähldatum gezählt werden soll, und leiten Sie diese Informationen an den Lagerverwalter weiter.
Lagertätigkeiten einfrieren . Stoppen Sie alle Lieferungen aus dem Lager und trennen Sie auch alle neu eingegangenen Waren, wo sie nicht gezählt werden. Andernfalls befinden sich die Bestandsaufzeichnungen während der Bestandszählung im Fluss und sind daher nicht ganz zuverlässig.
Weisen Sie die Zählerteams an . Stellen Sie Zwei-Personen-Teams zusammen, um das Inventar zu zählen, und weisen Sie sie in ihre Zählaufgaben ein. Diese Aufgaben beinhalten, dass eine Person das Inventar zählt, während die andere Person die Informationen auf einem Zähl-Tag notiert. Eine Kopie des Tags wird im Inventar angebracht, während das Team die andere Kopie behält.
Tags ausgeben . Ein Inventarist gibt Blöcke mit Zählmarken an die Zählerteams aus. Jedes Team ist dafür verantwortlich, einen bestimmten numerischen Bereich von Zähl-Tags zurückzugeben, unabhängig davon, ob die Tags verwendet werden oder nicht. Durch die Beibehaltung der Kontrolle über alle Zähl-Tags wird sichergestellt, dass verlorene Tags unverzüglich untersucht werden.
Zählbereiche zuweisen . Weisen Sie jedem Zählerteam einen bestimmten Bereich von Behältern zu. Notieren Sie diese Orte mit einem Textmarker auf einer Karte des Lagers. Der Inventarist sollte eine Hauptliste darüber führen, welche Bereiche des Lagers gezählt wurden und welche Teams jedem Bereich zugewiesen wurden.
Inventar zählen . Eine Person in jedem Team zählt einen bestimmten Artikel innerhalb eines Lagerplatzes, und die andere Person markiert den Lagerplatz, die Artikelbeschreibung, die Teilenummer, die Menge und die Maßeinheit auf einem Zähletikett. Das Team bringt die Originalkopie des Tags am Inventargegenstand an und behält die Kopie.
Tags überprüfen . Nach Abschluss eines Zählbereichs kehrt jedes Zählteam zum Inventaristen zurück, der überprüft, ob alle Tags zurückgegeben wurden. Wenn mehr Lagerbereiche gezählt werden müssen, weisen Sie den Zählteams einen neuen Bereich zu und geben Sie ihnen bei Bedarf neue Blöcke mit Zähl-Tags.
Geben Sie die Tag-Informationen ein . Geben Sie die Informationen zu den Zähl-Tags in ein Online-Dateneingabeformular ein. Drucken Sie nach Abschluss der Dateneingabe einen Bericht mit allen eingegebenen Tag-Nummern, sortiert nach Tag-Nummer, und suchen Sie nach Lücken in den Nummern. Untersuchen Sie alle gefundenen Nummerierungslücken. Dadurch wird sichergestellt, dass alle ausgegebenen Zähl-Tags in der Datei enthalten sind.
Untersuchen Sie ungewöhnliche Ergebnisse . Sortieren Sie den Inventarbericht auf verschiedene Arten neu, um nach ungewöhnlichen Informationen zu suchen und den mit jedem verknüpften Tag-Eintrag zu untersuchen.
Es kann nützlich sein, dieses Verfahren nach jeder Zählung zu bewerten, um festzustellen, ob das Verfahren geändert werden sollte, um etwaige Zählprobleme auszugleichen.
