Flexibles Budget
Flexible Budgetübersicht
Ein flexibles Budget passt sich an Änderungen der tatsächlichen Einnahmen an. Tatsächliche Einnahmen oder andere Aktivitätsmaßnahmen werden nach Abschluss eines Abrechnungszeitraums in das flexible Budget eingegeben und es wird ein Budget generiert, das für die Inputs spezifisch ist. Das Budget wird dann zu Kontrollzwecken mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen. Die Schritte zur Erstellung eines flexiblen Budgets sind:
Identifizieren Sie alle Fixkosten und trennen Sie sie im Budgetmodell.
Bestimmen Sie, inwieweit sich alle variablen Kosten ändern, wenn sich Aktivitätsmaßnahmen ändern.
Erstellen Sie das Budgetmodell, bei dem die Fixkosten im Modell „fest codiert“ sind und die variablen Kosten als Prozentsatz der relevanten Aktivitätsmaßnahmen oder als Kosten pro Aktivitätsmaßeinheit angegeben werden.
Geben Sie nach Abschluss eines Abrechnungszeitraums die tatsächlichen Aktivitätsmaße in das Modell ein. Dadurch werden die variablen Kosten im flexiblen Budget aktualisiert.
Geben Sie das resultierende flexible Budget für den abgeschlossenen Zeitraum in das Buchhaltungssystem ein, um es mit den tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen.
Dieser Ansatz unterscheidet sich vom allgemeineren statischen Budget, das nur feste Beträge enthält, die nicht vom tatsächlichen Umsatzniveau abhängen. Budget im Vergleich zu tatsächlichen Berichten unter einem flexiblen Budget führen tendenziell zu Abweichungen, die viel relevanter sind als diejenigen, die unter einem statischen Budget generiert werden, da sowohl die budgetierten als auch die tatsächlichen Ausgaben auf demselben Aktivitätsmaß basieren. Dies bedeutet, dass die Abweichungen wahrscheinlich geringer sind als bei einem statischen Budget und auch in hohem Maße umsetzbar sind.
Es kann ein flexibles Budget erstellt werden, das sich in seiner Komplexität unterscheidet. Hier sind verschiedene Variationen des Konzepts:
Grundlegendes flexibles Budget . Im einfachsten Fall ändert das flexible Budget die Ausgaben, die direkt mit den Einnahmen variieren. In das Modell ist normalerweise ein Prozentsatz integriert, der mit den tatsächlichen Einnahmen multipliziert wird, um zu ermitteln, welche Ausgaben auf einem angegebenen Umsatzniveau liegen sollten. Bei den Kosten der verkauften Waren können anstelle eines Prozentsatzes des Umsatzes Kosten pro Einheit verwendet werden.
Flexibles Zwischenbudget . Einige Ausgaben variieren mit anderen Aktivitätsmaßnahmen als den Einnahmen. Beispielsweise können die Telefonkosten mit Änderungen der Mitarbeiterzahl variieren. In diesem Fall können diese anderen Aktivitätsmaßnahmen in das flexible Budgetmodell integriert werden.
Erweitertes flexibles Budget . Die Ausgaben dürfen nur innerhalb bestimmter Einnahmebereiche oder anderer Aktivitäten variieren. Außerhalb dieser Bereiche kann ein anderer Anteil der Ausgaben anfallen. Ein ausgeklügeltes flexibles Budget ändert die Anteile dieser Ausgaben, wenn die Messungen, auf denen sie basieren, ihre Zielbereiche überschreiten.
Kurz gesagt, ein flexibles Budget bietet einem Unternehmen ein Tool zum Vergleichen der tatsächlichen mit der budgetierten Leistung auf vielen Aktivitätsebenen.
Vorteile einer flexiblen Budgetierung
Das flexible Budget ist ein ansprechendes Konzept. Hier sind mehrere Vorteile:
Verwendung in einer Umgebung mit variablen Kosten . Das flexible Budget ist besonders nützlich in Unternehmen, in denen die Kosten eng an der Geschäftstätigkeit ausgerichtet sind, z. B. in einem Einzelhandelsumfeld, in dem Gemeinkosten getrennt und als Fixkosten behandelt werden können, während die Kosten für Waren direkt mit den Einnahmen verknüpft sind.
Leistungsmessung . Da sich das flexible Budget auf der Grundlage der Aktivitätsstufen selbst umstrukturiert, ist es ein gutes Instrument zur Bewertung der Leistung von Managern. Das Budget sollte auf einer beliebigen Anzahl von Aktivitätsstufen eng an den Erwartungen ausgerichtet sein.
Budgetierungseffizienz . Mithilfe der flexiblen Budgetierung kann ein Budget, für das noch keine Einnahmen oder andere Aktivitätszahlen vorliegen, einfacher aktualisiert werden. Bei diesem Ansatz erteilen die Manager ihre Zustimmung zu allen Fixkosten sowie zu variablen Ausgaben als Anteil an den Einnahmen oder anderen Aktivitätsmaßnahmen. Anschließend vervollständigt das Budgetierungspersonal den Rest des Budgets, das die Formeln im flexiblen Budget durchläuft und die Ausgaben automatisch ändert.
Diese Punkte machen das flexible Budget zu einem attraktiven Modell für den fortgeschrittenen Budgetbenutzer. Bevor Sie sich jedoch für einen Wechsel zum flexiblen Budget entscheiden, sollten Sie die folgenden Ausgleichsprobleme berücksichtigen.
Nachteile einer flexiblen Budgetierung
Das flexible Budget scheint zunächst eine hervorragende Möglichkeit zu sein, viele der mit einem statischen Budget verbundenen Schwierigkeiten zu lösen. Es gibt jedoch auch eine Reihe schwerwiegender Probleme, die wir in den folgenden Punkten ansprechen:
Formulierung . Obwohl das Flex-Budget ein gutes Werkzeug ist, kann es schwierig sein, es zu formulieren und zu verwalten. Ein Problem bei der Formulierung besteht darin, dass viele Kosten nicht vollständig variabel sind, sondern eine Fixkostenkomponente aufweisen, die berechnet und in die Budgetformel aufgenommen werden muss. Außerdem kann viel Zeit für die Entwicklung von Kostenformeln aufgewendet werden. Dies ist mehr Zeit, als das typische Budgetierungspersonal während des Budgetierungsprozesses zur Verfügung hat.
Schließverzögerung . Ein flexibles Budget kann nicht zum Vergleich mit dem Jahresabschluss in die Buchhaltungssoftware vorgeladen werden. Stattdessen muss der Buchhalter warten, bis eine Finanzberichtsperiode abgeschlossen ist, dann Einnahmen und andere Aktivitätsmaßnahmen in das Budgetmodell eingeben, die Ergebnisse aus dem Modell extrahieren und in die Buchhaltungssoftware laden. Nur dann ist es möglich, Abschlüsse zu erstellen, die Budget- und tatsächliche Informationen enthalten, was die Veröffentlichung von Abschlüssen verzögert.
Umsatzvergleich . In einem flexiblen Budget gibt es keinen Vergleich zwischen budgetierten und tatsächlichen Einnahmen, da die beiden Zahlen gleich sind. Das Modell ist so konzipiert, dass die tatsächlichen Ausgaben mit den erwarteten Ausgaben abgeglichen werden und nicht die Einnahmen verglichen werden. Es gibt keine Möglichkeit hervorzuheben, ob die tatsächlichen Einnahmen über oder unter den Erwartungen liegen.
Anwendbarkeit . Einige Unternehmen haben so wenige variable Kosten jeglicher Art, dass es wenig Sinn macht, ein flexibles Budget zu erstellen. Stattdessen haben sie einen massiven festen Overhead, der sich in keiner Art von Aktivität ändert. Stellen Sie sich beispielsweise einen Webshop vor, der Software für seine Kunden herunterlädt. Für die Instandhaltung des Geschäfts sind bestimmte Ausgaben erforderlich, und es fallen im Wesentlichen keine Kosten für verkaufte Waren an, außer Kreditkartengebühren. In dieser Situation macht es keinen Sinn, ein flexibles Budget zu erstellen, da es nicht von einem statischen Budget abweicht.
Kurz gesagt, ein flexibles Budget erfordert zusätzliche Zeit für die Erstellung, verzögert die Erstellung von Abschlüssen, misst keine Ertragsabweichungen und ist unter bestimmten Budgetmodellen möglicherweise nicht anwendbar. Dies sind schwerwiegende Probleme, die die Verwendung einschränken.
