Wie man Vorauszahlungen berücksichtigt
Eine Vorauszahlung erfolgt, wenn eine verkaufende Firma eine Zahlung von einem Käufer erhält, bevor der Verkäufer Waren geliefert oder Dienstleistungen an den Käufer erbracht hat. Die Vorauszahlung kann unter drei Umständen erfolgen:
Ein Käufer möchte eine bevorzugte Behandlung für eine Bestellung
Der Verkäufer weigert sich, einem Käufer einen Kredit zu gewähren
Der Käufer ist buchhalterisch und möchte einen Aufwand frühzeitig erfassen, indem er vorzeitig zahlt
Bilanzierung von Vorauszahlungen
Wir werden uns mit der Bilanzierung von Vorauszahlungen aus Sicht des Käufers und des Verkäufers befassen.
Käuferperspektive . Aus Sicht des Käufers wird eine Vorauszahlung als Lastschrift auf dem Konto für vorausbezahlte Ausgaben und als Gutschrift auf dem Geldkonto verbucht. Wenn der vorausbezahlte Artikel schließlich verbraucht wird, wird ein relevantes Ausgabenkonto belastet und das vorausbezahlte Ausgabenkonto gutgeschrieben. Käufer können das Konto für vorausbezahlte Ausgaben überbeanspruchen, was zur Verfolgung einer großen Anzahl kleiner vorausbezahlter Artikel führt. Um die Kosten für die Nachverfolgung zu vieler Artikel zu vermeiden, sollte die Vorauszahlungsabrechnung nur verwendet werden, wenn eine Vorauszahlung einen bestimmten Mindestschwellenwert überschreitet. Alle anderen Ausgaben sollten den Ausgaben belastet werden, auch wenn sie noch nicht verbraucht wurden.
Verkäuferperspektive . Aus Sicht des Verkäufers wird eine Vorauszahlung als Gutschrift auf einem Haftungskonto für Vorauszahlungen und als Belastung des Geldkontos verbucht. Wenn die Prepaid-Kundenbestellung schließlich versendet wird, wird das Vorauszahlungskonto belastet und das entsprechende Umsatzkonto gutgeschrieben. Es gibt in der Regel nur wenige Vorauszahlungen, sodass diese Artikel relativ leicht nachverfolgt werden können.
Kurz gesagt, eine Vorauszahlung wird von einem Käufer als Vermögenswert und von einem Verkäufer als Verbindlichkeit erfasst. Diese Posten werden in der Regel in der Bilanz jeder Partei als kurzfristige Vermögenswerte bzw. kurzfristige Verbindlichkeiten ausgewiesen, da sie in der Regel innerhalb eines Jahres aufgelöst werden.
Beispielsweise zahlt ein Unternehmen 12.000 US-Dollar im Voraus für Internetwerbung, die sich über ein ganzes Jahr erstreckt. Das Unternehmen belastet zunächst den gesamten Betrag mit dem Rechnungsabgrenzungskonto und belastet das Werbekostenkonto in jedem folgenden Monat mit 1.000 USD, um die Verwendung der Ausgaben widerzuspiegeln. Der Rechnungsabgrenzungsposten wird bis Ende des Jahres eliminiert.
Als weiteres Beispiel erhält ein Schneeräumunternehmen von einem Kunden eine Vorauszahlung in Höhe von 10.000 USD als Gegenleistung für das Pflügen seines Parkplatzes in den nächsten vier Monaten. Das Pflugunternehmen erfasst die Quittung zunächst als Verbindlichkeit und überweist den Betrag dann in den nächsten vier Monaten anteilig auf ein Einnahmenkonto in Höhe von 2.500 USD pro Monat.
