Definition des Quelldokuments

Ein Quelldokument ist das Originaldokument, das die Details eines Geschäftsvorfalls enthält. Ein Quelldokument erfasst die wichtigsten Informationen zu einer Transaktion, z. B. die Namen der beteiligten Parteien, die gezahlten Beträge (falls vorhanden), das Datum und den Inhalt der Transaktion. Quelldokumente werden häufig mit einer eindeutigen Nummer gekennzeichnet, damit sie im Buchhaltungssystem unterschieden werden können. Die Vornummerierung von Dokumenten ist besonders nützlich, da ein Unternehmen damit untersuchen kann, ob Dokumente fehlen.

Sobald die Informationen in einem Quelldokument im Buchhaltungssystem erfasst wurden, wird das Quelldokument für den einfachen Zugriff indiziert und archiviert. Dokumente, die im letzten Jahr erstellt wurden, werden in der Regel vor Ort gespeichert, wobei ältere Dokumente in kostengünstigeren externen Lagereinrichtungen gespeichert werden.

Quelldokumente sind für Prüfer von entscheidender Bedeutung, die sie als Nachweis dafür verwenden, dass aufgezeichnete Transaktionen tatsächlich stattgefunden haben. Ein Quelldokument wird von Unternehmen auch als Beweis für den Umgang mit ihren Geschäftspartnern verwendet, normalerweise im Hinblick auf Zahlungen. Beispiele für Quelldokumente sind:

• Scheck storniert

• Gutschrift

• Einzahlungsbeleg

• Spesenabrechnung

• Rechnung

• Materialanforderungsformular

• Bestellung

• Zeitkarte

• Quittung

Zu Beweiszwecken sind elektronische Bilder von Quelldokumenten im Allgemeinen akzeptabel, obwohl in einigen Fällen immer noch eine papierbasierte Dokumentation erforderlich sein kann.

Quelldokumente müssen in der Regel mehrere Jahre aufbewahrt werden. Der Internal Revenue Service schreibt Aufbewahrungsintervalle für einige Arten von Dokumenten im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung vor. Wenn Sie Fragen zur Aufbewahrungsfrist für ein Dokument haben, wenden Sie sich an einen sachkundigen Anwalt.