Was ist Buchung in der Buchhaltung?

Die Buchung in der Buchhaltung erfolgt, wenn die Salden in Nebenbüchern und im Hauptbuch in das Hauptbuch verschoben werden. Durch die Buchung wird nur der Gesamtbetrag in einem Nebenbuch in das Hauptbuch übertragen, nicht die einzelnen Transaktionen im Nebenbuch. Ein Buchhaltungsleiter kann sich dafür entscheiden, relativ selten zu veröffentlichen, beispielsweise einmal im Monat oder vielleicht sogar so oft wie einmal am Tag.

Nebenbücher werden nur verwendet, wenn in einem bestimmten Buchhaltungsbereich ein hohes Transaktionsvolumen vorhanden ist, z. B. Inventar, Kreditorenbuchhaltung oder Umsatz. Daher gilt die Buchung nur für diese Situationen mit größerem Volumen. In Transaktionssituationen mit geringem Volumen werden Einträge direkt in das Hauptbuch vorgenommen, sodass keine Nebenbücher vorhanden sind und daher keine Buchung erforderlich ist.

Zum Beispiel stellt ABC International seinen Kunden über einen Zeitraum von einer Woche 20 Rechnungen aus, für die die Gesamtsummen im Nebenbuch für Verkäufe einen Umsatz von 300.000 USD darstellen. Der Controller von ABC erstellt einen Buchungseintrag, um die Summe dieser Verkäufe mit einer Belastung von 300.000 USD auf dem Debitorenkonto und einer Gutschrift von 300.000 USD auf dem Einnahmenkonto in das Hauptbuch zu verschieben.

Die Buchung wird auch verwendet, wenn eine Muttergesellschaft für jede ihrer Tochtergesellschaften separate Buchsätze führt. In diesem Fall entsprechen die Buchhaltungsunterlagen für jede Tochtergesellschaft im Wesentlichen den Nebenbüchern, sodass die Kontosummen der Tochtergesellschaften in die der Muttergesellschaft gebucht werden. Dies kann auch in einer separaten Tabelle durch einen manuellen Konsolidierungsprozess behandelt werden.

In einigen Buchhaltungssystemen, in denen Nebenbücher nicht verwendet werden, wurde die Buchung eliminiert. Stattdessen werden alle Informationen direkt in den im Hauptbuch aufgeführten Konten gespeichert.

Wenn die Buchung verwendet wird, muss jemand, der Informationen im Hauptbuch recherchiert, einen Drilldown von den in die entsprechenden Hauptbuchkonten gebuchten Kontensummen durchführen und in den detaillierten Datensätzen suchen, die in den entsprechenden Nebenbüchern aufgeführt sind. Dies kann einen erheblichen zusätzlichen Forschungsaufwand bedeuten.

Im Hinblick auf das Schließen der Bücher ist die Buchung einer der wichtigsten Verfahrensschritte, die erforderlich sind, bevor Abschlüsse erstellt werden können. In diesem Prozess müssen alle Anpassungsbuchungen für die verschiedenen Nebenbücher und das Hauptbuch vorgenommen werden, wonach deren Inhalt in das Hauptbuch gebucht wird. An dieser Stelle ist es üblich, in der Buchhaltungssoftware ein Sperrflag zu setzen, damit für den abgeschlossenen Abrechnungszeitraum keine zusätzlichen Änderungen an den Nebenbüchern und Journalen vorgenommen werden können. Der Zugriff auf die Nebenbücher und Journale wird dann für die nächste Abrechnungsperiode geöffnet.

Wenn die versehentliche Buchung nicht im Rahmen des Abschlussprozesses erfolgt, sind weder die Summen im Hauptbuch noch die aus dem Hauptbuch erstellten Abschlüsse korrekt.

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