Gutscheindefinition
Ein Gutschein ist ein internes Dokument, das die Zahlung einer Verbindlichkeit an einen Lieferanten beschreibt und autorisiert. Es wird am häufigsten in einem manuellen Zahlungssystem verwendet, in dem es Teil des Kontrollsystems ist. Ein Gutschein enthält normalerweise die folgenden Informationen:
Die Identifikationsnummer des Lieferanten
Der zu zahlende Betrag
Das Datum, an dem die Zahlung erfolgen soll
Die Konten, die zur Erfassung der Verbindlichkeit belastet werden müssen
Alle anwendbaren Rabattbedingungen für vorzeitige Zahlung
Eine Genehmigungsunterschrift oder einen Stempel
Die Beleginformationen können zu einem Paket zusammengefasst werden, in dem das grundlegende Belegdokument der Lieferantenrechnung, dem Empfangsnachweis und der Bestellung beigefügt ist. Dieses Paket ist nützlich, um verwandte Dokumente an einem Ort aufzubewahren, und erleichtert die Rechtfertigung und Prüfung von Kreditorengeschäften.
Nach Erhalt einer Rechnung von einem Lieferanten wird ein Gutschein erstellt. Es wird als "bezahlt" abgestempelt, wenn ein Scheck oder eine elektronische Zahlung an einen Lieferanten erfolgt, und dann zusammen mit allen Belegen archiviert.
Wenn für alle Verbindlichkeiten Gutscheine verwendet werden, können deren Gesamtbeträge aggregiert werden, um den Gesamtbetrag der ausstehenden Verbindlichkeiten zu ermitteln. Diese Funktion wird in einem Computersystem nicht benötigt, in dem stattdessen der Bericht über veraltete Verbindlichkeiten verwendet wird.
Ein Gutschein wird nicht erstellt, wenn eine Verbindlichkeit nur entstanden ist (sofern keine Lieferantenrechnung vorliegt). Gutscheine werden auch nicht in der Abrechnung verwendet.
