Das Cash Over und Short Account
Das Cash-Over- und Short-Konto ist ein Konto im Hauptbuch. Das Konto speichert den Betrag, um den sich der tatsächliche Endguthaben vom Anfangsbuchbestand des Kassenbestands unterscheidet, zuzüglich oder abzüglich aller während des Zeitraums erfassten Bargeldtransaktionen.
Das Cash Over- und Short-Konto wird hauptsächlich in bargeldintensiven Einzelhandels- oder Bankumgebungen sowie für den Umgang mit Kleingeld verwendet. In diesen Fällen sollten Bargeldabweichungen auf einem einzigen, leicht zugänglichen Konto gespeichert werden. Diese Informationen werden dann verwendet, um herauszufinden, warum der Bargeldbestand von den Erwartungen abweicht, und um diese Situationen durch bessere Verfahren, Kontrollen und Mitarbeiterschulungen zu beseitigen. Somit wird das Konto als Grundlage für eine Detektivkontrolle verwendet.
Das Cash-Over- und Short-Konto ist ein hervorragendes Tool zum Aufspüren von Betrugssituationen, insbesondere wenn es auf Unterkontoebene für bestimmte Registrierkassen, Kassen usw. nachverfolgt wird. Eine Prüfung des Kontos auf dieser Detailebene kann ein anhaltendes Muster von Bargelddiebstahl auf niedriger Ebene aufzeigen, auf das das Management reagieren kann. Zum Beispiel können Betrugssituationen auf die Personen zurückgeführt werden, die direkt für eine Registrierkasse oder eine Kasse verantwortlich sind.
Das Cash-Over- und Short-Konto ist ein Aufwandskonto und wird daher normalerweise in der Gewinn- und Verlustrechnung in der Position "Sonstige Aufwendungen" zusammengefasst. Der Kontostand ist in der Regel recht gering. Ein größerer Kontostand löst mit größerer Wahrscheinlichkeit eine Untersuchung aus, während die Untersuchung eines kleinen Kontostands möglicherweise nicht kosteneffektiv ist.
Als Beispiel für die Funktionsweise des Cash Over- und Short-Kontos führt ein Controller eine monatliche Überprüfung einer Kasse durch, die ein Standard-Barguthaben von 200 USD enthalten sollte. Er findet heraus, dass die Schachtel 45 US-Dollar in bar und 135 US-Dollar in Quittungen enthält, was nur 180 US-Dollar entspricht. Daher fehlen 20 US-Dollar an Bargeld. Dieser Liquiditätsengpass wird als Belastung des Cash-Over- und Short-Kontos (was eine Ausgabe darstellt) und als Gutschrift auf dem Kassen- oder Cash-Konto (was eine Reduzierung des Vermögens darstellt) erfasst.
Wenn sich alternativ zu viel Bargeld in der Kasse befunden hätte (eine seltene Bedingung!), Würde die Buchung rückgängig gemacht, mit einer Lastschrift auf Bargeld und einer Gutschrift auf dem Bargeld- und Short-Konto.
