Mahnbrief

Ein Mahnschreiben ist eine Benachrichtigung an einen Kunden, die besagt, dass die Zahlung einer Forderung an den Absender überfällig ist. Mahnbriefe folgen in der Regel einem Übergang von höflichen Erinnerungen zu strengeren Zahlungsanforderungen, wenn der Kunde weiterhin nicht auf Zahlungen reagiert. Die ersten paar Briefe, die an einen Kunden gesendet werden, sollten höflich sein, da der Kunde die Zahlung einfach übersehen hat und das Unternehmen seinen guten Willen für zukünftige Geschäfte behalten möchte.

Mit der Zeit ändert das Unternehmen jedoch seine Annahme, weitere Geschäfte mit dem Kunden zu tätigen, und tendiert daher dazu, den Betrag des Kunden-Goodwills, den es behalten möchte, herunterzuspielen, um jetzt bezahlt zu werden. Unabhängig vom Ton des Briefes werden immer der fällige Betrag, das Datum der nicht bezahlten Rechnung, die Nummer der Rechnung sowie etwaige Bußgelder oder Zinsstrafen angegeben.

Irgendwann nach dem normalen Zahlungstermin nimmt die Effektivität der Ausstellung von Mahnschreiben ab, so dass ein Unternehmen seine Verwendung einstellt und sich stattdessen auf persönliche Kontakte, Anwälte und Inkassobüros verlässt.

Ein Mahnbrief kann verschiedene physische Formen annehmen. Es handelte sich ursprünglich um einen Brief, der per Post, Einschreiben oder Zustellung über Nacht versandt werden konnte, um die zunehmende Dringlichkeit der Anfrage zu vermitteln und eine Empfangsbestätigung zu erstellen (bei Einschreiben oder Zustellung über Nacht). . Ein Mahnbrief kann jedoch auch als Fax, E-Mail oder sogar als Textnachricht gesendet werden. Diese elektronischen Übermittlungsmethoden können in die Irre gehen (insbesondere ein Fax) und sind möglicherweise nicht so effektiv wie die herkömmliche Methode auf Papierbasis.

Mahnbriefe werden häufig von einem Computer ohne menschliche Eingaben generiert. Das System ist so konfiguriert, dass ein bestimmter Text verwendet wird, wenn die Zahlung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen erfolgt ist, und dass dann ein anderer Text für Briefe verwendet wird, die nach Ablauf eines längeren Zeitraums ohne Zahlung generiert wurden. Es kann effizienter sein, die Aufgabe der Erstellung und Ausgabe von Mahnbriefen an Dritte zu übernehmen.

Die Mitarbeiter der Kreditabteilung können den Zeitpunkt oder den Inhalt dieser automatisch generierten Briefe regelmäßig ändern, wenn sie der Ansicht sind, dass Abweichungen die Inkassorate verbessern. Dies kann mit AB-Tests erreicht werden, bei denen zwei Versionen eines Mahnschreibens ausgestellt und die Wirksamkeit jedes einzelnen überwacht werden. Wenn eine Version zu mehr Kundenzahlungen führt, wird diese Version zum neuen Standardbriefformat.

Abhängig von der Regierungsgerichtsbarkeit, in der der Kunde seinen Wohnsitz hat, gibt es Regeln für das Ausmaß der Bedrohung, die in einem Mahnschreiben enthalten sein können. Sie müssen daher übermäßig strenge Mahnschreiben vermeiden.

Ein Mahnbrief ist nicht dasselbe wie eine Monatsendabrechnung. Eine Erklärung wird an alle Kunden gesendet, die am Ende des Monats unbezahlte Rechnungen haben. Der Kontoauszug enthält alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden, auch wenn sie noch nicht zur Zahlung fällig sind. Die Erklärung wird nicht als Belästigung angesehen, sondern als einfache Abrechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Es wird jedoch immer noch als Inkassotool betrachtet, da es zu Kundenanfragen zu Rechnungen führen kann, die sie nicht in ihren Unterlagen haben und die sie daher nicht bezahlt hätten.