Aufgabentrennung

Die Aufgabentrennung ist die Zuordnung verschiedener Prozessschritte zu verschiedenen Personen. Die Absicht dahinter ist es, Fälle zu beseitigen, in denen jemand Diebstahl oder andere betrügerische Aktivitäten betreiben könnte, indem er einen Prozess übermäßig kontrolliert. Im Wesentlichen sollten die folgenden drei allgemeinen Funktionen in einem Prozess auf verschiedene Personen aufgeteilt werden:

• Physische Verwahrung eines Vermögenswerts

• Aufzeichnungen für den Vermögenswert

• Genehmigung zum Erwerb oder zur Veräußerung des Vermögenswerts

Hier einige Beispiele für die Aufgabentrennung:

• Die Person, die Waren von Lieferanten im Lager erhält, kann keine Schecks unterschreiben, um die Lieferanten für diese Waren zu bezahlen.

• Die Person, die Inventaraufzeichnungen führt, hat keinen physischen Besitz des Inventars.

• Die Person, die ein Anlagevermögen an einen Dritten verkauft, kann den Verkauf nicht erfassen oder die Zahlung von dem Dritten verwahren.

Die Aufgabentrennung ist ein wesentliches Element eines Kontrollsystems. Die Prüfer werden im Rahmen ihrer Analyse des internen Kontrollsystems eines Unternehmens nach einer Aufgabentrennung suchen und ihre Beurteilung des Systems herabstufen, wenn es zu Fehlern bei der Aufteilung kommt. Bei Fehlern bei der Trennung gehen die Prüfer von einem erhöhten Betrugsrisiko aus und passen ihre Verfahren entsprechend an.

Die Aufgabentrennung ist in einer kleineren Organisation schwieriger, in der es zu wenige Personen gibt, um Aufgaben effektiv auf andere Personen zu verlagern. Ein weiteres Problem bei der Trennung besteht darin, dass die Verlagerung von Aufgaben auf zu viele Personen den Prozessfluss weniger effizient macht. Wenn ein höheres Maß an Effizienz gewünscht wird, ist der übliche Kompromiss eine schwächere Kontrolle, da die Aufgabentrennung verringert wurde.

Die Aufgabentrennung wird auch als Aufgabentrennung bezeichnet.