Rechnungsabgrenzungsposten
Definition der vorausbezahlten Ausgaben
Ein Rechnungsabgrenzungsposten ist ein Aufwand, der in einer Abrechnungsperiode bezahlt wurde, für den der zugrunde liegende Vermögenswert jedoch erst in einer zukünftigen Periode verbraucht wird. Wenn der Vermögenswert schließlich verbraucht wird, wird er dem Aufwand belastet. Bei Verbrauch über mehrere Zeiträume kann es zu einer Reihe entsprechender Kostenbelastungen kommen.
Ein Rechnungsabgrenzungsposten wird in der Bilanz einer Organisation als kurzfristiger Vermögenswert ausgewiesen, bis er verbraucht wird. Der Grund für die aktuelle Asset-Bezeichnung ist, dass die meisten Prepaid-Assets innerhalb weniger Monate nach ihrer erstmaligen Erfassung verbraucht werden. Wenn ein vorausbezahlter Aufwand wahrscheinlich nicht innerhalb des nächsten Jahres verbraucht wird, wird er stattdessen in der Bilanz als langfristiger Vermögenswert (eine Seltenheit) eingestuft.
Ein Beispiel für eine vorausbezahlte Ausgabe ist eine Versicherung, die häufig für mehrere zukünftige Perioden im Voraus bezahlt wird. Ein Unternehmen erfasst diese Ausgaben zunächst als vorausbezahlte Ausgaben (einen Vermögenswert) und belastet sie dann über die Nutzungsdauer mit den Ausgaben. Ein weiterer Posten, der häufig auf dem Konto für vorausbezahlte Ausgaben zu finden ist, ist die vorausbezahlte Miete.
Ausgaben werden als Rechnungsabgrenzungsposten erfasst, um ihre Erfassung als Ausgaben besser mit den Zeiträumen abzugleichen, in denen sie tatsächlich verbraucht werden. Wenn ein Unternehmen das Prepaids-Konzept nicht anwenden würde, wäre sein Vermögen kurzfristig etwas unterbewertet, ebenso wie sein Gewinn. Das Prepaids-Konzept wird nicht auf der Grundlage der Rechnungslegung verwendet, die üblicherweise von kleineren Organisationen verwendet wird.
Vorauszahlungsbuchhaltung
Die Grundbuchhaltung für einen Rechnungsabgrenzungsposten folgt diesen Schritten:
Überprüfen Sie bei der erstmaligen Erfassung einer Lieferantenrechnung im Buchhaltungssystem, ob der Artikel die Kriterien des Unternehmens für einen Rechnungsabgrenzungsposten (Vermögenswert) erfüllt.
Wenn der Artikel die Kriterien des Unternehmens erfüllt, wird er dem Konto für vorausbezahlte Ausgaben belastet. Wenn nicht, belasten Sie den Rechnungsbetrag in der aktuellen Periode mit den Kosten.
Notieren Sie die Höhe der Ausgaben in der Tabelle zur Abstimmung der Rechnungsabgrenzungsposten.
Legen Sie am Ende des Abrechnungszeitraums die Anzahl der Perioden fest, über die der Posten abgeschrieben wird, und geben Sie diese Informationen in die Überleitungs-Tabelle ein. Dieser Eintrag sollte den linearen Abschreibungsbetrag enthalten, der in den jeweiligen Perioden berechnet wird.
Erstellen Sie am Ende des Abrechnungszeitraums eine Korrekturbuchung, die den festgelegten Betrag auf das relevanteste Aufwandskonto amortisiert.
Überprüfen Sie nach Abschluss aller Abschreibungen, ob der Gesamtbetrag in der Tabelle mit dem Gesamtbetrag auf dem Konto für vorausbezahlte Ausgaben übereinstimmt. Wenn nicht, versöhnen Sie die beiden und passen Sie sie nach Bedarf an.
Eine bewährte Methode besteht darin, kleinere Ausgaben nicht auf dem Konto für vorausbezahlte Ausgaben zu erfassen, da die Nachverfolgung im Laufe der Zeit zu aufwändig ist. Verrechnen Sie stattdessen diese kleineren Beträge sofort als Aufwand. Um dieses Konzept weiter auszubauen, sollten Sie in Betracht ziehen, verbleibende Guthaben dem Aufwand in Rechnung zu stellen, sobald sie auf ein bestimmtes Mindestniveau abgeschrieben wurden. Beide Maßnahmen sollten durch eine formelle Rechnungslegungsmethode geregelt werden, in der der Schwellenwert angegeben ist, ab dem vorausbezahlte Ausgaben den Ausgaben belastet werden sollen.
Beispiel für vorausbezahlte Ausgaben
Ein Unternehmen zahlt im Voraus 60.000 USD für die Haftpflichtversicherung für Direktoren und leitende Angestellte für das kommende Jahr. Der Journaleintrag lautet:
