Checkliste für die interne Kontrolle
Eine Checkliste für die interne Kontrolle soll einer Organisation ein Instrument zur Bewertung des Zustands ihres internen Kontrollsystems geben. Durch regelmäßigen Vergleich der Checkliste mit tatsächlichen Systemen können Kontrollstörungen erkannt werden, die behoben werden sollten. Bei regelmäßiger Einhaltung hat eine Checkliste folgende Vorteile:
Es gibt weniger Prüfungskommentare zu Schwachstellen der internen Kontrolle
Das Management kann sich darauf verlassen, dass die gemeldeten Finanzergebnisse korrekt sind
Es besteht ein geringeres Risiko von Vermögensverlusten aufgrund von Betrug
Es besteht eine geringere Wahrscheinlichkeit, dass die Organisation die geltenden gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt
Interne Kontrollen sind ein System von Richtlinien, Verfahren, Überprüfungen, Aufgabentrennung und anderen Aktivitäten, mit denen das Risiko eines Vermögensverlusts minimiert, genaue Abschlüsse erstellt und Operationen auf effiziente und ordnungsgemäße Weise durchgeführt werden.
Beim Durchlaufen einer internen Kontroll-Checkliste sollen fehlende oder schwache Kontrollen erkannt werden. Ein solcher Befund zeigt nicht automatisch das Vorhandensein eines Kontrollproblems an, das behoben werden muss. Wenn es an anderer Stelle im System Gegenkontrollen gibt, kann eine schwache Kontrolle als akzeptabel angesehen werden. Wenn beispielsweise ein Signaturschild zum Signieren von Schecks verwendet wird, kann dies als Kontrollschwäche angesehen werden, mit der Ausnahme, dass vor jeder erteilten Bestellung eine formelle Genehmigung erforderlich ist. Diese Gegenkontrolle stellt sicher, dass Einkäufe noch irgendwo im Einkaufssystem genehmigt werden.
Die Checkliste für die interne Kontrolle kann umfangreich sein und ist auf die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens zugeschnitten. Zum Beispiel unterscheiden sich die Steuerelemente, die für ein Casino verwendet werden (mit seinem hohen Bargeldverbrauch), erheblich von den Steuerelementen, die in einem Softwareentwicklungsunternehmen verwendet werden (das möglicherweise überhaupt kein Bargeld verwendet). Hier ist eine Auswahl der Steuerelemente, die in einem typischen Unternehmen zu finden sind:
Checkliste zur Kontrolle der Verbindlichkeiten:
Alle Rechnungen über 50 USD werden von einem Manager genehmigt
Es wird eine Drei-Wege-Übereinstimmung von Bestellung, Empfangsdokument und Lieferantenrechnung durchgeführt
Blankoschecks werden an einem gesperrten Ort gespeichert
Die Reihenfolge der Schecknummern wird verfolgt
Schecks werden manuell signiert
Rechnungen werden mit dem Stempel "bezahlt" versehen, wenn sie bezahlt wurden
Checkliste für die Kundenabrechnungskontrolle:
Alle Rabatte und Sonderpreise werden bestätigt
Rechnungen werden auf Fehler geprüft
Nicht übereinstimmende Frachtbriefe werden überprüft
Die Kundenauftragssumme wird mit der Rechnungssumme verglichen
Unbezahlte Beträge werden an Kunden ausgegeben
Checkliste für die Lohn- und Gehaltsabrechnung:
Arbeitszeitnachweise werden mit einer Liste der aktuellen Mitarbeiter abgeglichen
Die auf den Arbeitszeitnachweisen angegebenen Stunden werden von den Aufsichtsbehörden genehmigt
Die in das Abrechnungssystem eingegebenen Summen werden mit den Summen des Arbeitszeitblatts abgeglichen
Das vorläufige Abrechnungsregister wird vom Abrechnungsmanager geprüft und genehmigt
Alle Gehaltsabrechnungen werden manuell an die auf den Schecks genannten Personen verteilt
